Bị cắt ngang giữa một việc cần suy nghĩ, người ta thường mất vài phút đến vài chục phút mới vào lại đúng mạch, tuỳ việc khó đến đâu và cú ngắt dài bao lâu. Con số "23 phút" hay được nhắc gắn với nhà nghiên cứu Gloria Mark, nhưng đó là mức trung bình rút ra từ quan sát người đi làm, không phải định luật. Điều làm được ngay: trước khi buông việc, ghi một dòng "đang làm gì, bước tiếp theo là gì".
Con số "23 phút" từ đâu ra
Gloria Mark là giáo sư ngành tin học tại Đại học California, Irvine. Từ giữa thập niên 2000, nhóm của bà theo dõi người làm văn phòng ngay tại chỗ làm: ngồi cạnh, ghi lại từng lần chuyển việc, từng cuộc gọi, từng lần có người ghé bàn. Một phát hiện lặp lại là người ta chuyển qua lại rất thường xuyên, và nhiều việc bị bỏ dở chỉ quay lại sau một quãng khá dài, có khi phải làm thêm hai ba việc khác chen giữa.
Con số khoảng 23 phút để trở lại việc ban đầu là thứ bà nêu trong các bài phỏng vấn, tóm từ những quan sát ấy. Nó nói về thời gian cho tới khi quay lại việc cũ trong một môi trường cụ thể, chứ không có nghĩa là mỗi tin nhắn đều lấy đi của ta 23 phút. Có lần bị gọi đi hai phút rồi ngồi xuống làm tiếp ngay. Có lần một câu hỏi nhỏ kéo theo cả buổi chiều. Hiểu đúng như vậy thì con số vẫn có ích: nó nhắc rằng cú ngắt hay "lây", chứ không chỉ tốn đúng khoảng thời gian bị ngắt.
Trong một thí nghiệm năm 2008, nhóm của Mark còn thấy điều đáng chú ý: người bị cắt ngang nhiều lần vẫn làm xong việc gần như nhanh bằng người không bị ngắt, nhưng họ báo cáo căng thẳng, bực bội và áp lực thời gian cao hơn. Nói cách khác, ta bù lại bằng cách làm vội hơn, và cái giá trả bằng sự mệt.
Vì sao quay lại khó hơn ta tưởng
Khi đang làm một việc khó, trong đầu ta giữ cả một "bàn làm việc" vô hình: mục tiêu đang nhắm, ba bốn chi tiết đang so, chỗ vừa nghi là sai. Cú ngắt không xoá hết, nhưng làm các thứ đó mờ dần. Lúc quay lại, ta phải dựng lại bàn ấy từ đầu.
Các nhà tâm lý học nhận thức Erik Altmann và Gregory Trafton gọi khoảng chựng lại này là độ trễ khi tiếp tục (resumption lag). Trong một nghiên cứu năm 2014, Altmann, Trafton và Hambrick cho người tham gia làm một chuỗi bước phải nhớ thứ tự, rồi chen vào những cú ngắt chỉ dài khoảng ba đến bốn giây. Số lỗi sau cú ngắt tăng lên rõ rệt so với lúc không bị ngắt. Ba giây là đủ để làm rơi mất "mình đang ở bước nào".
Còn một chuyện nữa: việc cũ chưa xong hay bám lấy đầu khi ta đã sang việc mới, làm việc mới cũng kém đi. Nhà nghiên cứu Sophie Leroy gọi đó là "dư âm chú ý"; chuyện này đã được bàn kỹ ở nơi khác, ở đây chỉ cần nhớ: cắt ngang làm hỏng cả hai đầu.
Không phải cú ngắt nào cũng như nhau
| Loại cú ngắt | Ví dụ | Mức gây hại thường gặp | Nên làm gì |
|---|---|---|---|
| Ngắt ngắn, đúng lúc vừa xong một đoạn | Đồng nghiệp hỏi khi bạn vừa gửi xong email | Thấp | Trả lời luôn, không sao |
| Ngắt ngắn, giữa một bước khó | Thông báo bật lên khi đang dò một con số sai | Cao hơn ta nghĩ dù chỉ vài giây | Tắt thông báo trong giờ làm việc khó |
| Ngắt dài, cùng chủ đề | Sếp gọi bàn đúng dự án đang làm | Trung bình | Ghi nhanh chỗ đang dừng trước khi đi |
| Ngắt dài, khác chủ đề | Họp đột xuất về việc khác hẳn | Cao | Ghi chú dở dang kỹ hơn, dành 5 phút khởi động khi quay lại |
| Tự mình ngắt | Tự mở điện thoại "xem chút thôi" | Cao, vì hay kéo dài | Đặt điện thoại xa tầm tay |
Nhiều nghiên cứu cùng chỉ ra một điểm: cú ngắt rơi đúng ranh giới giữa hai đoạn việc thì ít hại nhất. Cùng một câu hỏi, hỏi lúc người ta vừa xong một phần thì nhẹ nhàng; hỏi lúc họ đang giữa phép tính thì nặng nề. Và trong các quan sát của Mark, một phần lớn cú ngắt là tự mình gây ra chứ không phải người khác: tự dưng mở hộp thư, tự dưng xem tin.
Cách quay lại nhanh: để lại "mẩu bánh mì"
Không tránh được mọi cú ngắt. Việc làm được là khiến đường quay về ngắn lại. Mẹo đơn giản nhất là để lại một dấu vết như mẩu bánh mì trong truyện cổ tích.
Ghi chú dở dang một dòng
Trước khi đứng dậy, ghi một dòng vào ngay trong tài liệu đang làm hoặc một tờ giấy dán bên cạnh: "Đang kiểm cột tháng 7, nghi dòng 14 nhập sai, bước sau: so với hoá đơn gốc". Mười giây ghi, tiết kiệm được mấy phút mò lại. Viết bước tiếp theo quan trọng hơn viết đã làm gì, vì khi quay lại, thứ khó nhất là biết bắt đầu từ đâu.
Dừng ở chỗ biết đường đi tiếp
Nhà văn Ernest Hemingway có lời khuyên nổi tiếng cho người viết: dừng khi đang viết trôi và đã biết đoạn sau sẽ viết gì, đừng viết cạn ý rồi mới nghỉ. Hôm sau ngồi vào là chạy được ngay. Áp dụng cho việc văn phòng: khi biết sắp phải đi họp, đừng mở một phần mới khó nhằn mà làm nốt phần dễ, để lại một đầu mối rõ.
Đọc lại hai phút trước khi viết tiếp
Khi quay lại, đừng lao vào gõ ngay. Đọc lại đoạn cuối, xem ghi chú, nhìn lại mục tiêu. Hai phút ấy giống như khởi động trước khi chạy: không phí, mà làm phần sau đỡ sai.
Giảm cú ngắt từ phía mình và phía nhóm
Một người giữ mạch được thì tốt, cả nhóm cùng giữ thì tốt hơn nhiều. Vài cách các văn phòng hay dùng:
- Gom giờ trả lời. Thay vì trả lời tin nhắn ngay khi đến, mỗi ngày đặt vài mốc cố định (ví dụ 10 giờ, 14 giờ, 16 giờ 30) để xử lý một lượt. Người hỏi biết trước sẽ được trả lời trong mấy tiếng, không phải mấy phút.
- Tín hiệu "đang tập trung". Đeo tai nghe, đặt một vật nhỏ lên bàn, hoặc để trạng thái bận trên phần mềm nhắn tin. Quan trọng là cả nhóm thống nhất nghĩa của tín hiệu đó, và người đặt tín hiệu không lạm dụng nó cả ngày.
- Kênh khẩn riêng. Việc gấp thật thì gọi điện, việc thường thì nhắn. Như vậy ai cũng dám tắt thông báo nhắn tin mà không sợ lỡ việc lớn.
- Gom câu hỏi. Có năm câu cần hỏi đồng nghiệp thì ghi lại, hỏi một lần, thay vì đi qua bàn họ năm lần.
- Giờ yên lặng chung. Một số nhóm thống nhất một buổi sáng mỗi tuần không họp, không nhắn việc thường. Hiệu quả đến đâu tuỳ văn hoá từng nơi, nhưng thử một tháng thì không mất gì.
Pomodoro và các cách chia giờ khác cũng giúp được, nhưng điều cốt lõi ở đây không phải đồng hồ, mà là thoả thuận với người xung quanh.
Khi chính mình là người cắt ngang
Bài này nói về kiên nhẫn, và kiên nhẫn ở đây có hai mặt. Mặt thứ nhất là chịu ngồi với một việc khó đủ lâu, không tự bỏ ra ngoài mỗi khi thấy vướng. Cơn thèm mở điện thoại thường đến đúng lúc việc bắt đầu khó, như một lối thoát nhỏ. Nhận ra khoảnh khắc ấy, ngồi yên thêm một phút, thường là cơn thèm tự qua.
Mặt thứ hai là kiên nhẫn với người khác: chờ đồng nghiệp đến lúc họ ngẩng lên rồi mới hỏi, trừ khi việc thật sự gấp. Một mẹo nhỏ là hỏi "Bạn có đang dở tay không, lát mình hỏi được không?" Câu đó cho người kia quyền chọn lúc dừng, và thường họ sẽ tìm đến bạn ngay khi vừa xong một đoạn.
Góc nhìn hôm nay: mạch việc cũng là thứ cần giữ gìn
Ta quen nghĩ thời gian là thứ quý, nhưng với việc cần suy nghĩ, mạch mới là thứ quý. Một giờ bị chặt thành mười hai mẩu năm phút không làm được việc của một giờ liền. Muốn thử ngay, có thể làm ba việc trong tuần này:
- Một ngày, đếm xem mình bị ngắt bao nhiêu lần và bao nhiêu lần là tự ngắt. Chỉ đếm, chưa cần sửa.
- Tập ghi một dòng "bước tiếp theo" mỗi khi rời bàn.
- Bàn với nhóm một quy ước nhỏ: kênh nào cho việc gấp, kênh nào cho việc thường.
Ai muốn đọc thêm có thể tìm cuốn Attention Span (2023) của chính Gloria Mark, trong đó bà kể lại hai thập niên quan sát người làm việc với máy tính và điện thoại.
Câu hỏi thường gặp
Bị cắt ngang mất bao lâu để tập trung lại?
Tuỳ việc và tuỳ cú ngắt, từ vài chục giây đến vài chục phút. Con số khoảng 23 phút gắn với Gloria Mark là mức trung bình để quay lại việc ban đầu trong các quan sát người làm văn phòng. Đó không phải định luật cho mọi trường hợp.
Con số 23 phút có phải kết quả thí nghiệm không?
Không hẳn. Nó được Gloria Mark nêu trong phỏng vấn, tóm từ các nghiên cứu quan sát người đi làm tại chỗ. Nên hiểu là một mức tham khảo cho thấy cú ngắt hay kéo dài, chứ không phải thời gian mất cố định cho mỗi tin nhắn.
Cú ngắt vài giây có hại không?
Có thể có. Một nghiên cứu năm 2014 của Altmann, Trafton và Hambrick cho thấy cú ngắt chỉ khoảng ba bốn giây đã làm tăng rõ số lỗi trong một việc phải nhớ thứ tự các bước. Việc càng nhiều bước, càng cần giữ trong đầu thì càng dễ bị ảnh hưởng.
Làm sao quay lại việc nhanh hơn sau khi bị ngắt?
Trước khi rời việc, ghi một dòng về chỗ đang dừng và bước tiếp theo. Khi quay lại, đọc lại đoạn cuối và ghi chú khoảng hai phút rồi mới làm tiếp. Nếu biết trước sắp bị gọi, dừng ở chỗ đã rõ đường đi tiếp.
Có nên tắt hết thông báo khi làm việc?
Trong những khung giờ làm việc khó thì nên, miễn là có một kênh khẩn cấp riêng như cuộc gọi để không lỡ việc gấp. Phần còn lại có thể gom vào vài mốc trả lời cố định trong ngày.