Time blocking (làm việc theo khối thời gian) là cách chia ngày thành những ô giờ, mỗi ô dành cho một việc hoặc một nhóm việc cùng loại, rồi làm theo lịch đó thay vì theo danh sách việc cần làm. Nó giúp tập trung vì trong mỗi ô chỉ có một thứ được phép chiếm chỗ. Nhưng lịch đầu tiên gần như chắc chắn sẽ vỡ, và biết sửa lịch mới là phần quan trọng.
Time blocking là gì, khác danh sách việc ở chỗ nào
Danh sách việc cần làm trả lời câu hỏi làm gì. Lịch khối thời gian trả lời thêm câu hỏi làm lúc nào và trong bao lâu. Sự khác nhau nghe nhỏ mà lớn. Một danh sách mười việc không cho biết mười việc đó có vừa trong tám tiếng hay không. Khi phải đặt từng việc vào ô giờ cụ thể, ta lập tức thấy ngày không đủ chỗ, và buộc phải chọn.
Cách làm này không mới. Lịch học ở trường là một dạng time blocking: tiết Toán, tiết Văn, giờ ra chơi. Lịch trực ở bệnh viện, ca kíp ở nhà máy cũng vậy. Điều mới là người làm việc trí óc tự áp dụng cho chính ngày của mình. Tác giả Cal Newport góp phần phổ biến cách lập lịch này trong giới văn phòng; ở đây ta đi vào phần thực hành, không nhắc lại lý thuyết làm việc sâu.
| Danh sách việc | Lịch khối thời gian | |
|---|---|---|
| Trả lời câu hỏi | Làm gì | Làm gì, lúc nào, bao lâu |
| Thấy được quá tải không | Khó thấy | Thấy ngay khi ô đầy |
| Việc khó dễ bị đẩy lùi | Rất dễ, vì ta hay chọn việc dễ trước | Khó hơn, vì việc khó đã có ô riêng |
| Linh hoạt khi có việc đột xuất | Cao | Phải sửa lịch, nhưng thấy rõ cái gì bị đẩy đi |
| Hợp với ai | Việc vụn, nhiều đầu việc nhỏ | Việc cần tập trung dài, nhiều việc cạnh tranh nhau |
Vì sao chia ngày thành ô lại giúp tập trung
Có ba lý do chính, đều dễ kiểm chứng trên chính mình.
Thứ nhất, nó bỏ bớt quyết định nhỏ. Không có lịch, mỗi lần xong một việc ta lại phải hỏi "giờ làm gì tiếp", và câu trả lời thường là việc dễ nhất hoặc việc ai đang giục. Có lịch, câu hỏi đó đã được trả lời từ sáng.
Thứ hai, nó biến ý định mơ hồ thành kế hoạch cụ thể. Nhà tâm lý học Peter Gollwitzer nghiên cứu cái gọi là "ý định thực hiện" (implementation intention): thay vì "tuần này sẽ viết báo cáo", ta nói "thứ Ba, từ 8 giờ đến 10 giờ, ở bàn làm việc, sẽ viết phần một của báo cáo". Nhiều nghiên cứu của ông và đồng nghiệp cho thấy cách nói cụ thể "khi nào, ở đâu, làm gì" làm tăng khả năng việc được làm thật.
Thứ ba, nó đặt giới hạn. Năm 1955, nhà sử học Anh C. Northcote Parkinson viết một bài châm biếm trên tờ The Economist, mở đầu bằng câu nay thành "định luật Parkinson": công việc nở ra cho đầy thời gian dành cho nó. Đó là câu đùa chứ không phải định luật khoa học, nhưng ai cũng từng thấy đúng. Cho việc một ô hai tiếng thay vì "cả buổi chiều", ta làm gọn hơn.
Lập lịch khối thời gian: các bước cho người mới
- Xem lại một tuần thật. Trước khi lập lịch lý tưởng, ghi lại một tuần thực tế mình đã dùng thời gian thế nào. Nhiều người giật mình vì phần "việc lặt vặt" chiếm nhiều hơn mình nghĩ.
- Đặt việc khó vào giờ đầu óc tốt nhất. Với nhiều người là buổi sáng, nhưng không phải ai cũng vậy. Dùng chính ghi chép tuần trước để biết.
- Gom việc vụn. Email, tin nhắn, giấy tờ, gọi điện gom vào một hai ô riêng, thay vì rải khắp ngày.
- Chừa ô đệm. Để trống khoảng 15–30 phút sau mỗi hai ba ô, và một ô lớn hơn vào cuối chiều cho việc phát sinh.
- Cho mỗi ô một đầu ra. Không ghi "làm dự án A" mà ghi "viết xong dàn ý dự án A". Ô có đầu ra rõ thì cuối ô biết mình xong hay chưa.
- Cuối ngày sửa lịch ngày mai. Năm phút nhìn lại: ô nào trượt, vì sao, chuyển đi đâu.
Một ngày mẫu của người làm văn phòng
| Khung giờ | Khối | Ghi chú |
|---|---|---|
| 8:00 – 8:15 | Xem lịch, chốt ba việc chính | Không mở hộp thư |
| 8:15 – 10:15 | Việc khó nhất trong ngày | Tắt thông báo, điện thoại để xa |
| 10:15 – 10:45 | Đệm + trả lời tin nhắn lượt một | |
| 10:45 – 12:00 | Họp hoặc việc phối hợp | Gom các cuộc họp vào khung này nếu được |
| 13:30 – 15:00 | Việc cần tập trung vừa phải | Đầu giờ chiều nhiều người hơi uể oải |
| 15:00 – 15:30 | Trả lời tin nhắn lượt hai | |
| 15:30 – 16:45 | Việc vụn, giấy tờ | |
| 16:45 – 17:15 | Đệm lớn + sửa lịch ngày mai | Ô này hay bị ăn mất, cố giữ |
Đây chỉ là khung để tham khảo. Người làm ca, người buôn bán, giáo viên có nhịp ngày rất khác; nguyên tắc vẫn là việc khó vào giờ tốt, việc vụn được gom lại, và luôn có chỗ đệm.
Lịch sẽ vỡ: đó là chuyện bình thường
Ai lập lịch lần đầu cũng gặp cảnh trưa đã trễ hết. Một phần vì việc đột xuất, phần lớn hơn vì ta luôn đoán thiếu thời gian. Tâm lý học gọi là "ngộ nhận lập kế hoạch" (planning fallacy), do Daniel Kahneman và Amos Tversky nêu từ cuối thập niên 1970: ta hình dung kịch bản suôn sẻ và quên những lần trước mình đã trễ ra sao.
Chính ở đây cần kiên nhẫn với bản thân. Lịch vỡ không có nghĩa là cách này vô dụng hay mình kém kỷ luật. Nó là dữ liệu. Sau hai ba tuần, ta biết một bản báo cáo thật ra cần ba ô chứ không phải một, biết buổi chiều thứ Hai luôn có họp đột xuất. Lịch dần sát với thực tế hơn. Newport khuyên cứ sửa lại lịch bao nhiêu lần trong ngày cũng được, miễn là lúc nào cũng có một kế hoạch cho phần còn lại của ngày.
Một mẹo nhỏ: khi một việc chưa xong mà ô đã hết, đừng tự động kéo dài sang ô kế tiếp. Dừng lại một phút, hỏi: việc này có đáng lấy chỗ của việc sau không? Nếu có, dời việc sau một cách có chủ ý. Nếu không, ghi chỗ đang dừng rồi chuyển.
Biến thể: lịch của người làm và lịch của người quản lý
Năm 2009, nhà đầu tư Paul Graham viết một bài luận ngắn phân biệt "lịch của người làm" (maker's schedule) và "lịch của người quản lý" (manager's schedule). Người quản lý chia ngày thành ô một giờ, họp nối họp, chẳng sao. Người làm, như lập trình viên, người viết, người thiết kế, cần những khối ít nhất nửa buổi; một cuộc họp đặt giữa buổi chiều có thể làm hỏng cả buổi chiều đó.
Hiểu điều này giúp cả hai bên kiên nhẫn với nhau hơn. Người quản lý có thể gom họp vào đầu hoặc cuối buổi. Người làm có thể chủ động khoá những khối dài trên lịch chung để đồng nghiệp thấy.
Vài biến thể khác hay gặp:
- Gom theo chủ đề trong tuần: thứ Hai họp và lập kế hoạch, thứ Ba – thứ Năm làm chuyên môn, thứ Sáu tổng kết.
- Timeboxing: đặt giới hạn cứng cho một việc, hết giờ là dừng dù chưa hoàn hảo. Hợp với người hay cầu toàn.
- Một ô duy nhất mỗi ngày: không lập lịch cả ngày, chỉ bảo vệ một khối hai tiếng cho việc quan trọng nhất. Hợp với người mới thử hoặc người có công việc nhiều phát sinh.
Góc nhìn hôm nay: bắt đầu nhỏ
Đừng lập lịch kín từng mười lăm phút ngay tuần đầu. Cách dễ giữ nhất là bắt đầu với một ô: chọn khối hai tiếng buổi sáng, ghi lên lịch như một cuộc hẹn với chính mình, và giữ nó năm ngày liền. Khi ô đó đã thành nếp, thêm ô gom tin nhắn. Rồi thêm ô sửa lịch cuối ngày.
Lịch giấy hay lịch điện thoại đều được. Nhiều người thích một tờ giấy kẻ cột giờ, viết tay mỗi sáng, vì gạch bỏ và kéo mũi tên dời việc trên giấy nhanh hơn chạm trên màn hình. Thứ quan trọng không phải công cụ mà là thói quen nhìn lại ngày của mình như một chiếc hộp có kích thước cố định.
Câu hỏi thường gặp
Time blocking là gì?
Là cách chia ngày thành những khối thời gian, mỗi khối dành cho một việc hay một nhóm việc cùng loại, rồi làm theo lịch đó. Nó trả lời không chỉ làm gì mà còn làm lúc nào, bao lâu, nên giúp thấy quá tải và bảo vệ thời gian cho việc khó.
Time blocking khác Pomodoro thế nào?
Pomodoro chia thời gian làm việc thành những nhịp ngắn có nghỉ xen kẽ, không quyết định làm việc gì. Time blocking quyết định việc nào vào khung giờ nào trong cả ngày. Hai cách có thể dùng chung: trong một khối hai tiếng vẫn chia nhịp nghỉ được.
Lịch khối thời gian bị vỡ thì làm sao?
Sửa lại lịch cho phần còn lại của ngày, không cần bỏ cả lịch. Vỡ lịch là bình thường vì ai cũng đoán thiếu thời gian; sau vài tuần ghi lại, lịch sẽ sát thực tế hơn. Luôn chừa ô đệm để hấp thụ việc đột xuất.
Mỗi khối thời gian nên dài bao lâu?
Việc cần suy nghĩ sâu thường cần khối từ 60 đến 120 phút, vì khởi động đã mất một lúc. Việc vụn có thể gom vào ô 30 phút. Độ dài hợp lý tuỳ người và tuỳ việc, nên thử rồi điều chỉnh.
Ai không hợp với time blocking?
Người có công việc chủ yếu là phản ứng tức thời, như trực tổng đài, cấp cứu, bán hàng tại quầy, khó lập lịch chi tiết. Họ vẫn có thể giữ một hai ô nhỏ ngoài giờ trực cho việc cần tập trung, hoặc gom việc giấy tờ vào cuối ca.