Giục người khác thường làm việc chậm hơn và sai nhiều hơn, vì ba lẽ: người bị giục phải chia sự chú ý cho việc đối phó với người giục, áp lực thời gian làm họ đánh đổi độ chính xác lấy tốc độ, và mỗi lần bị hỏi "xong chưa" là một lần bị cắt ngang. Trong nhóm làm việc, dồn thêm người vào việc đang trễ cũng có thể làm nó trễ thêm. Cái người giục cần thường không phải là tốc độ, mà là thông tin và sự yên tâm.
Đánh đổi giữa nhanh và đúng
Từ hơn một thế kỷ nay, các nhà tâm lý học thực nghiệm đã ghi nhận một quy luật: khi người ta bị yêu cầu làm nhanh hơn, tỉ lệ sai tăng lên. Hiện tượng này được gọi là đánh đổi tốc độ – độ chính xác (speed–accuracy trade-off). Nó xuất hiện ở hầu hết mọi loại việc, từ bấm nút trong phòng thí nghiệm đến gõ văn bản, đếm tiền, kê đơn.
Điều này có nghĩa là khi giục ai đó, ta không chỉ nhận được việc làm nhanh hơn mà còn nhận được nhiều lỗi hơn. Và lỗi thì phải sửa, thường tốn nhiều thời gian hơn phần đã tiết kiệm được. Người thợ được giục lắp nhanh cái tủ, lắp nhầm một tấm, phải tháo ra làm lại: cái tủ xong muộn hơn khi không ai giục.
Người vội ít để ý xung quanh
Một thí nghiệm kinh điển cho thấy sự vội vã làm thay đổi hành vi của người ta mạnh đến mức nào. Năm 1973, John Darley và Daniel Batson ở Đại học Princeton nhờ các sinh viên chủng viện đi sang toà nhà khác để thuyết trình, một số người được dặn là đang trễ, phải đi gấp. Trên đường, họ đi qua một người (thật ra là người của nhóm nghiên cứu) đang gục bên đường, có vẻ cần giúp.
Trong nhóm không vội, phần lớn dừng lại hỏi han; trong nhóm vội nhất, chỉ khoảng một phần mười dừng lại. Điều trớ trêu: một số người được giao nói về chính câu chuyện người Samari nhân hậu, câu chuyện về việc dừng lại giúp người bị nạn, mà vẫn đi qua. Thí nghiệm có mẫu nhỏ và đã được bàn luận nhiều, nhưng bài học của nó rất rõ: vội vã thu hẹp sự chú ý. Người bị giục chỉ còn thấy đích đến, bỏ qua những thứ quan trọng trên đường, trong đó có cả những chi tiết của chính công việc.
Mỗi lần hỏi "xong chưa" là một lần cắt ngang
Người giục thường nghĩ mình chỉ hỏi một câu ngắn. Nhưng với người đang làm, mỗi câu hỏi là một lần phải dừng tay, ngẩng lên, trả lời, rồi tìm lại chỗ đang làm dở. Các nghiên cứu về sự gián đoạn trong công việc cho thấy quay lại được nhịp làm việc sau khi bị cắt ngang tốn thời gian nhiều hơn ta tưởng, nhất là với việc cần suy nghĩ.
Ngoài ra còn chi phí cảm xúc. Người bị giục liên tục thấy mình bị nghi ngờ, bị theo dõi. Họ chuyển một phần sức lực sang việc lo lắng, phòng thủ, chuẩn bị câu trả lời cho lần hỏi tới. Nhiều người còn cố tỏ ra bận rộn thay vì thật sự làm việc hiệu quả.
Thêm người không phải lúc nào cũng nhanh hơn
Trong công việc nhóm, phản xạ thường gặp khi việc trễ là dồn thêm người. Năm 1975, kỹ sư phần mềm Fred Brooks viết trong cuốn The Mythical Man-Month một nhận xét về sau được gọi là định luật Brooks: thêm người vào một dự án phần mềm đang trễ sẽ làm nó trễ thêm. Lý do: người mới cần thời gian làm quen, người cũ phải bỏ việc ra để hướng dẫn, và càng đông người thì càng tốn công trao đổi.
Brooks nói về phần mềm, và chính ông thừa nhận đây là cách nói đơn giản hoá. Nhưng ý tưởng áp dụng được cho nhiều việc khác: nấu cỗ, dọn nhà, chuẩn bị sự kiện. Khi việc đã trễ, vài người phối hợp ăn ý thường hiệu quả hơn nhiều người chen chúc.
So sánh: giục và cách thay thế
| Khi muốn | Cách hay làm | Hệ quả thường gặp | Cách thay thế |
|---|---|---|---|
| Biết tiến độ | Hỏi "xong chưa" nhiều lần | Người làm bị cắt ngang, khó chịu | Hẹn trước một mốc báo cáo cố định |
| Việc nhanh hơn | Giục, thúc, đứng cạnh nhìn | Nhiều lỗi, phải làm lại | Bớt việc phụ cho người đó, gỡ vướng mắc |
| Kịp hạn | Dồn thêm người vào phút cuối | Tốn công hướng dẫn, phối hợp | Chia việc rõ từ đầu, cắt bớt phần không cần |
| Yên tâm | Nhắn liên tục | Cả hai cùng căng thẳng | Hỏi một câu: "Có gì vướng mình giúp được không?" |
| Ra khỏi nhà đúng giờ | Giục cả nhà trong mười phút cuối | Cãi nhau, quên đồ | Chuẩn bị đồ từ tối hôm trước |
Giục là cơn sốt ruột của chính mình
Thật ra, phần lớn việc giục không xuất phát từ nhu cầu của công việc mà từ cơn sốt ruột của người giục. Ta không chịu được cảm giác không biết, không kiểm soát, nên muốn hỏi, muốn thúc, để có cảm giác mình đang làm gì đó. Đây chính là chỗ bài này thuộc về chuyên mục "nóng vội và cơn bực": giục là một cách xả cơn sốt ruột lên người khác.
Khi nhận ra điều đó, có thể tự hỏi trước khi giục: "Câu hỏi này giúp việc nhanh hơn, hay chỉ giúp mình bớt sốt ruột?" Nếu chỉ để mình bớt sốt ruột, có những cách khác ít tốn kém hơn cho người kia: làm một việc khác trong lúc chờ, tự đặt mốc kiểm tra, hoặc nói thẳng nỗi lo của mình một lần.
Góc nhìn hôm nay: khi thật sự cần nhanh
Có những lúc việc gấp thật: sắp đến giờ bay, khách sắp tới, hạn nộp hồ sơ là chiều nay. Khi đó, thay vì giục chung chung, có thể:
- Nói rõ lý do và mốc: "4 giờ phải nộp, nên 3 giờ mình cần bản nháp."
- Nói rõ phần nào quan trọng nhất: cho phép bỏ qua những phần phụ để tập trung vào phần cốt lõi.
- Gỡ vướng: hỏi người làm cần gì để nhanh hơn, rồi đi lo phần đó.
- Để người ta làm: sau khi đã nói, lùi ra, đừng đứng cạnh nhìn.
Ai muốn đọc thêm có thể tìm cuốn The Mythical Man-Month của Fred Brooks, và bài báo năm 1973 của Darley và Batson trên Journal of Personality and Social Psychology về người Samari nhân hậu.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao càng giục càng chậm?
Vì người bị giục phải đánh đổi độ chính xác lấy tốc độ nên mắc nhiều lỗi hơn, mỗi lần bị hỏi là một lần bị cắt ngang, và họ tốn sức để đối phó với áp lực. Lỗi phải sửa thường tốn thời gian hơn phần đã tiết kiệm.
Đánh đổi tốc độ – độ chính xác là gì?
Là quy luật được các nhà tâm lý học thực nghiệm ghi nhận từ lâu: khi người ta bị yêu cầu làm nhanh hơn, tỉ lệ sai tăng lên. Nó xuất hiện ở hầu hết các loại việc, từ bấm nút trong phòng thí nghiệm đến đếm tiền hay gõ văn bản.
Định luật Brooks là gì?
Là nhận xét của kỹ sư Fred Brooks trong cuốn The Mythical Man-Month năm 1975: thêm người vào một dự án phần mềm đang trễ sẽ làm nó trễ thêm, vì người mới cần thời gian làm quen và việc phối hợp tốn công hơn.
Thí nghiệm người Samari nhân hậu nói gì?
Năm 1973, Darley và Batson thấy sinh viên chủng viện được dặn là đang trễ ít dừng lại giúp người gặp nạn hơn hẳn người không vội. Thí nghiệm cho thấy vội vã thu hẹp sự chú ý, khiến người ta bỏ qua những điều quan trọng.
Muốn người khác làm nhanh thì nên nói thế nào?
Nói rõ lý do và mốc thời gian, chỉ ra phần quan trọng nhất, hỏi họ cần gì để làm nhanh hơn rồi lùi lại để họ làm. Cách này hiệu quả hơn hỏi "xong chưa" nhiều lần.